Privacy Impact Assessment

1. Zweck der Verarbeitung

ISOCALCX setzt das KI-Modell Claude Haiku 4.5 (via AWS Bedrock, EU Frankfurt) ein, um hochgeladene PDF-Dokumente (Leistungsverzeichnisse / Bauausschreibungen) automatisch zu analysieren. Ziel ist die Extraktion technischer Isolationspositionen (Rohrisolierungen, Formstücke, Armaturenkappen, Kanal-Dämmungen, Brandschutz-Positionen).

Verarbeitungsschritte

• Schritt 1 – Upload: Benutzer lädt ein PDF (Leistungsverzeichnis) hoch. Speicherung auf Servern in der Schweiz (Infomaniak).
• Schritt 2 – Pre-Filter (lokal): Serverseitige Vorfilterung: Es werden nur jene Seiten und Textabschnitte identifiziert, die isolations- oder dämmrelevante Inhalte aufweisen. Irrelevante Seiten (z. B. reine Architekturpläne, Verwaltungstexte, Personenlisten) werden NICHT an die KI übermittelt.
• Schritt 3 – Textextraktion: Aus den vorgefilterten Seiten wird Text extrahiert (PyMuPDF / pdf-parse). Es werden ausschliesslich technische Textinhalte verarbeitet.
• Schritt 4 – KI-Analyse: Der vorgefilterte Text wird über AWS Bedrock (EU Frankfurt) an Claude Haiku 4.5 zur Positionsextraktion übermittelt. Bei Nichtverfügbarkeit von Bedrock wird Anthropic Direct API als Fallback verwendet.
• Schritt 5 – Post-Processing: KI-Ergebnisse werden serverseitig gefiltert (False-Positive-Filter, 17 Schritte), normalisiert, validiert. Nur plausible Positionen werden gespeichert.
• Schritt 6 – Preiskalkulation & Prüfung: Validierte Positionen werden mit dem Unternehmenskatalog abgeglichen. Der Benutzer prüft und korrigiert ALLE Ergebnisse manuell.

Es werden keine automatisierten Einzelentscheidungen im Sinne von Art. 21 revDSG / Art. 22 DSGVO getroffen – die KI dient ausschliesslich als Vorschlagssystem.

2. Datenminimierung (Pre-Filter)

Datenminimierung ist die zentrale technische Massnahme von ISOCALCX. Wir übermitteln nicht das ganze PDF an die KI, sondern nur den dämmrelevanten Teil.

• Pre-Filter (intern): Vor jedem KI-Aufruf läuft ein deterministischer Vorfilter (Keyword + Regex + BKP-Kontext). Er identifiziert isolations- und dämmrelevante Seiten und erstellt ein verkleinertes PDF nur mit diesen Seiten. Personenbezogene Anhänge (z. B. Adresslisten, Architekten-Verzeichnisse, Kontaktblätter) werden i. d. R. herausgefiltert, bevor Daten die EU verlassen oder die KI erreichen.

Grundprinzipien

• Nur relevante Seiten werden weitergeleitet (typ. 30–60 % des Original-PDFs)
• Keine Übermittlung von Bildern, Logos, Plänen, sofern nicht für die Analyse erforderlich
• Keine Übermittlung von Benutzerkontodaten, Login-Informationen oder Preis-Stammdaten
• Sensitive Felder (Telefonnummern, E-Mail-Adressen) werden nicht aktiv ausgewertet

An die KI übermittelte Daten

• PDF-Textinhalt der vorgefilterten relevanten Seiten (technische Beschreibungen, BKP-Nummern, Materialangaben, Dimensionen, Mengen)
• Bei grossen Dokumenten (> 35 Seiten): vorgefilterte PDF-Datei (nur relevante Seiten)
• Dateiname (zur internen Zuordnung)
• Technischer Analyse-Prompt (enthält keine Benutzerdaten)

NICHT übermittelte Daten

• Benutzer-Personendaten (Name, E-Mail, Adresse)
• Login- oder Authentifizierungsdaten, Passwörter, JWT-Tokens
• Preis-Stammdaten oder Unternehmenskatalog
• Zahlungs- oder Abonnementdaten
• Metadaten anderer Benutzer oder Mandanten (strikte Multi-Tenant-Isolierung)
• Vom Pre-Filter als irrelevant markierte PDF-Seiten

Caching

Zur Vermeidung redundanter API-Aufrufe werden Analyse-Ergebnisse lokal auf dem ISOCALCX-Server (Schweiz) zwischengespeichert (SHA-256-Hash der PDF als Schlüssel). Bei erneuter Analyse desselben Dokuments wird das Ergebnis aus dem Cache geladen – ohne dass Daten erneut die Schweiz verlassen.

3. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung von Dokumenteninhalten durch ISOCALCX und die Übermittlung an Subprozessoren stützt sich auf folgende Rechtsgrundlagen:

• Art. 31 Abs. 2 lit. a revDSG – Vertragserfüllung: Die KI-gestützte Analyse ist Kernbestandteil des ISOCALCX-Dienstes. Der Nutzungsvertrag umfasst die automatische PDF-Analyse ausdrücklich.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung: Für Benutzer aus dem EWR bildet die Vertragserfüllung die Rechtsgrundlage gemäss DSGVO.
• Art. 19 revDSG / Art. 13 DSGVO – Transparenz: Benutzer werden in der Datenschutzerklärung, im PIA und bei der Registrierung über den Einsatz von KI sowie die Datenübermittlung informiert.
• Art. 9 revDSG / Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeitung: Mit allen Subprozessoren bestehen DPA / Auftragsverarbeitungsverträge.

4. Subprozessoren

Für den Betrieb der ISOCALCX Plattform werden folgende Drittanbieter als Auftragsverarbeiter eingesetzt. Mit allen im Regelbetrieb eingesetzten Anbietern besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäss Art. 28 DSGVO bzw. Art. 9 revDSG. Für den standardmässig deaktivierten Anthropic-Direktzugang ist die vertragliche Grundlage vor einer Aktivierung gesondert abzuschliessen:

Eine ausführliche Beschreibung jedes Subprozessors mit Verlinkung zu dessen Datenschutzhinweisen findet sich in der Datenschutzerklärung (Abschnitt 8).

5. Drittlandtransfer

ISOCALCX gestaltet den Datenfluss bewusst so, dass Drittlandtransfers minimiert werden:

• EU (AWS Bedrock Frankfurt): Die KI-Hauptverarbeitung erfolgt auf AWS-Servern in Frankfurt (eu-central-1). Fällt diese Region aus, wird automatisch auf die zweite EU-Region Irland (eu-west-1) ausgewichen; die Verarbeitung bleibt damit in jedem Fall innerhalb der EU. Es findet kein regulärer Transfer in die USA statt. Ein DPA mit AWS gemäss Art. 28 DSGVO ist abgeschlossen; AWS Bedrock nutzt übermittelte Daten nicht für Modell-Training.
• Schweiz (Infomaniak): Sämtliche Konto-, Projekt-, Positions- und Cache-Daten werden ausschliesslich in der Schweiz gespeichert. Die ISOCALCX-Datenbank verlässt die Schweiz nicht.
• USA (Anthropic Fallback, Stripe): Im Fallback-Fall (Bedrock-Ausfall) sowie für die Zahlungsabwicklung kann eine Übermittlung in die USA erfolgen. Grundlage sind die EU-Standardvertragsklauseln (SCC, Art. 46 DSGVO) sowie – wo anwendbar – das Swiss-US Data Privacy Framework. Übermittlungen sind transportverschlüsselt (TLS 1.2+).

6. Technische und organisatorische Massnahmen (TOMs)

Folgende TOMs werden zur Risikominderung eingesetzt:

• Pre-Filter als zentrale TOM: Der serverseitige Pre-Filter (siehe Abschnitt 2) ist die wichtigste Massnahme zur Datenminimierung. Er reduziert die Datenmenge, die die EU verlässt bzw. die KI erreicht, typischerweise um 40–70 %.
• Verschlüsselung: TLS 1.2+ für sämtliche Übertragungen (Frontend ↔ Backend ↔ AWS Bedrock / Anthropic). Argon2 für Passwort-Hashing. SHA-256 für Cache-Identifikation.
• Zugangskontrolle: JWT in HttpOnly-Cookies, RBAC (Admin / Firmenadmin / Benutzer), strikte Multi-Tenant-Isolierung, API-Key-Rotation via Key-Pool.
• Logging & Monitoring: Strukturiertes Winston-Logging, internes Fehler-Monitoring (anonymisiert), KI-Antworten teilweise (erste 2000 Zeichen) für Debugging geloggt – Server- und Fehlerprotokolle werden rotiert und längstens 30 Tage aufbewahrt; Sicherheitsprotokolle zu Anmeldevorgängen einschliesslich IP-Adresse werden nach 30 Tagen automatisiert gelöscht.
• Löschroutinen: Temporäre PDF-Uploads bei AWS werden nach Verarbeitung entfernt; AWS Bedrock speichert Inhalte nicht persistent. Benutzer können Konto und Daten jederzeit vollständig löschen (sofort, 30-Tage-Karenz oder Anonymisierung via SHA-256-Hash). Die Löschung erfolgt aus den produktiven Systemen; Sicherungskopien werden nicht einzeln bereinigt, sondern laufen spätestens 30 Tage nach ihrer Erstellung aus und werden überschrieben. Innerhalb dieser Frist dienen sie ausschliesslich der Wiederherstellung im Störungsfall. Muss eine Sicherung eingespielt werden, wird die Löschung unmittelbar nach der Wiederherstellung erneut vollzogen.

7. Risikobewertung

Identifizierte Datenschutzrisiken, Eintrittswahrscheinlichkeit nach Mitigation und ergriffene Massnahmen:

8. Restrisiken und ehrliche Risikokommunikation

ISOCALCX setzt umfangreiche technische und organisatorische Massnahmen ein. Wir kommunizieren jedoch offen, dass kein digitales System eine 100-prozentige Sicherheit garantieren kann. Folgende Restrisiken bleiben bestehen:

• KI-Halluzinationen: Claude Haiku 4.5 ist ein nicht-deterministisches LLM. Einzelne Positionen können falsch extrahiert oder erfunden werden. Die finale Prüfung liegt beim Benutzer – die Plattform unterstützt, ersetzt aber keine fachliche Endkontrolle.
• US-Behördenzugriff (Schrems II): Im Fallback-Pfad (Anthropic, USA) sind Behördenzugriffe nach FISA 702 / CLOUD Act juristisch nicht vollständig auszuschliessen, auch wenn SCC vereinbart sind.
• Modell-Updates beim Anbieter: AWS und Anthropic können ihre Modelle aktualisieren. ISOCALCX prüft Modell-Wechsel, kann aber Verhaltensänderungen nicht verhindern.
• Pre-Filter ist heuristisch: Der Pre-Filter ist regelbasiert. Im Einzelfall können relevante Seiten übersehen oder irrelevante Seiten weitergeleitet werden. Wir minimieren das Risiko, eliminieren es jedoch nicht.
• Endgeräte-Sicherheit: Sicherheitslücken auf dem Gerät des Benutzers (Malware, kompromittierter Browser) liegen ausserhalb des ISOCALCX-Einflussbereichs.

9. Ergebnis der Bewertung

Diese Einschätzung beruht auf folgenden Faktoren:

• Datenart: Verarbeitet werden überwiegend technische Baubeschreibungen. Personendaten sind nur am Rande enthalten.
• Datenminimierung: Pre-Filter reduziert die übermittelte Datenmenge typischerweise um 40–70 %.
• Keine automatisierten Entscheidungen: KI-Ergebnisse sind Vorschläge; finale Freigabe durch Benutzer.
• Vertragliche Absicherung: DPA mit allen Subprozessoren; Modell-Training kontraktuell ausgeschlossen.
• Datenhaltung Schweiz: Konto- und Projektdaten verlassen die Schweiz nicht.
• Betroffenenrechte: Vollständige Löschung, Anonymisierung und Datenexport jederzeit möglich.

10. Überprüfung und Aktualisierung

Dieses Privacy Impact Assessment wird mindestens einmal jährlich sowie bei wesentlichen Änderungen an der KI-Pipeline, den eingesetzten Modellen oder den Subprozessoren überprüft und bei Bedarf aktualisiert.

Änderungen werden auf dieser Seite veröffentlicht. Bei wesentlichen Änderungen der Risikobewertung werden registrierte Benutzer per E-Mail informiert.

11. Kontakt

Bei Fragen zu diesem Privacy Impact Assessment oder zur Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der KI-Analyse wenden Sie sich bitte an: