Privacy Impact Assessment

1. Zweck der Verarbeitung

ISOCALCX setzt das KI-Modell Claude Haiku 4.5 (via AWS Bedrock, EU Frankfurt) ein, um hochgeladene PDF-Dokumente (Leistungsverzeichnisse / Bauausschreibungen) automatisch zu analysieren. Ziel ist die Extraktion technischer Isolationspositionen (Rohrisolierungen, Formstücke, Armaturenkappen, Kanal-Dämmungen, Brandschutz-Positionen).

Verarbeitungsschritte

• Schritt 1 – Upload: Benutzer lädt ein PDF (Leistungsverzeichnis) hoch. Speicherung auf Servern in der Schweiz (Infomaniak).
• Schritt 2 – Pre-Filter (lokal): Serverseitige Vorfilterung: Es werden nur jene Seiten und Textabschnitte identifiziert, die isolations- oder dämmrelevante Inhalte aufweisen. Irrelevante Seiten (z. B. reine Architekturpläne, Verwaltungstexte, Personenlisten) werden NICHT an die KI übermittelt.
• Schritt 3 – Textextraktion: Aus den vorgefilterten Seiten wird Text extrahiert (PyMuPDF / pdf-parse). Es werden ausschliesslich technische Textinhalte verarbeitet.
• Schritt 4 – KI-Analyse: Der vorgefilterte Text wird über AWS Bedrock (EU Frankfurt) an Claude Haiku 4.5 zur Positionsextraktion übermittelt. Bei Nichtverfügbarkeit von Bedrock wird Anthropic Direct API als Fallback verwendet.
• Schritt 5 – Post-Processing: KI-Ergebnisse werden serverseitig gefiltert (False-Positive-Filter, 17 Schritte), normalisiert, validiert. Nur plausible Positionen werden gespeichert.
• Schritt 6 – Preiskalkulation & Prüfung: Validierte Positionen werden mit dem Unternehmenskatalog abgeglichen. Der Benutzer prüft und korrigiert ALLE Ergebnisse manuell.

Es werden keine automatisierten Einzelentscheidungen im Sinne von Art. 21 revDSG / Art. 22 DSGVO getroffen – die KI dient ausschliesslich als Vorschlagssystem.

2. Datenminimierung (Pre-Filter)

Datenminimierung ist die zentrale technische Massnahme von ISOCALCX. Wir übermitteln nicht das ganze PDF an die KI, sondern nur den dämmrelevanten Teil.

• Pre-Filter (intern): Vor jedem KI-Aufruf läuft ein deterministischer Vorfilter (Keyword + Regex + BKP-Kontext). Er identifiziert isolations- und dämmrelevante Seiten und erstellt ein verkleinertes PDF nur mit diesen Seiten. Personenbezogene Anhänge (z. B. Adresslisten, Architekten-Verzeichnisse, Kontaktblätter) werden i. d. R. herausgefiltert, bevor Daten die EU verlassen oder die KI erreichen.

Grundprinzipien

• Nur relevante Seiten werden weitergeleitet (typ. 30–60 % des Original-PDFs)
• Keine Übermittlung von Bildern, Logos, Plänen, sofern nicht für die Analyse erforderlich
• Keine Übermittlung von Benutzerkontodaten, Login-Informationen oder Preis-Stammdaten
• Sensitive Felder (Telefonnummern, E-Mail-Adressen) werden nicht aktiv ausgewertet

An die KI übermittelte Daten

• PDF-Textinhalt der vorgefilterten relevanten Seiten (technische Beschreibungen, BKP-Nummern, Materialangaben, Dimensionen, Mengen)
• Bei grossen Dokumenten (> 35 Seiten): vorgefilterte PDF-Datei (nur relevante Seiten)
• Dateiname (zur internen Zuordnung)
• Technischer Analyse-Prompt (enthält keine Benutzerdaten)

NICHT übermittelte Daten

• Benutzer-Personendaten (Name, E-Mail, Adresse)
• Login- oder Authentifizierungsdaten, Passwörter, JWT-Tokens
• Preis-Stammdaten oder Unternehmenskatalog
• Zahlungs- oder Abonnementdaten
• Metadaten anderer Benutzer oder Mandanten (strikte Multi-Tenant-Isolierung)
• Vom Pre-Filter als irrelevant markierte PDF-Seiten

Caching

Zur Vermeidung redundanter API-Aufrufe werden Analyse-Ergebnisse lokal auf dem ISOCALCX-Server (Schweiz) zwischengespeichert (SHA-256-Hash der PDF als Schlüssel). Bei erneuter Analyse desselben Dokuments wird das Ergebnis aus dem Cache geladen – ohne dass Daten erneut die Schweiz verlassen.

3. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung von Dokumenteninhalten durch ISOCALCX und die Übermittlung an Subprozessoren stützt sich auf folgende Rechtsgrundlagen:

• Art. 31 Abs. 2 lit. a revDSG – Vertragserfüllung: Die KI-gestützte Analyse ist Kernbestandteil des ISOCALCX-Dienstes. Der Nutzungsvertrag umfasst die automatische PDF-Analyse ausdrücklich.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung: Für Benutzer aus dem EWR bildet die Vertragserfüllung die Rechtsgrundlage gemäss DSGVO.
• Art. 19 revDSG / Art. 13 DSGVO – Transparenz: Benutzer werden in der Datenschutzerklärung, im PIA und bei der Registrierung über den Einsatz von KI sowie die Datenübermittlung informiert.
• Art. 9 revDSG / Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeitung: Mit allen Subprozessoren bestehen DPA / Auftragsverarbeitungsverträge.

4. Subprozessoren

Für den Betrieb der ISOCALCX Plattform werden folgende Drittanbieter als Auftragsverarbeiter eingesetzt. Mit allen ist ein DPA gemäss Art. 28 DSGVO bzw. Art. 9 revDSG abgeschlossen:

Eine ausführliche Beschreibung jedes Subprozessors mit Verlinkung zu dessen Datenschutzhinweisen findet sich in der Datenschutzerklärung (Abschnitt 8).

5. Drittlandtransfer

ISOCALCX gestaltet den Datenfluss bewusst so, dass Drittlandtransfers minimiert werden:

• EU (AWS Bedrock Frankfurt): Die KI-Hauptverarbeitung erfolgt ausschliesslich auf AWS-Servern in Frankfurt (eu-central-1). Es findet kein regulärer Transfer in die USA statt. Ein DPA mit AWS gemäss Art. 28 DSGVO ist abgeschlossen; AWS Bedrock nutzt übermittelte Daten nicht für Modell-Training.
• Schweiz (Infomaniak): Sämtliche Konto-, Projekt-, Positions- und Cache-Daten werden ausschliesslich in der Schweiz gespeichert. Die ISOCALCX-Datenbank verlässt die Schweiz nicht.
• USA (Anthropic Fallback, Stripe): Im Fallback-Fall (Bedrock-Ausfall) sowie für die Zahlungsabwicklung kann eine Übermittlung in die USA erfolgen. Grundlage sind die EU-Standardvertragsklauseln (SCC, Art. 46 DSGVO) sowie – wo anwendbar – das Swiss-US Data Privacy Framework. Übermittlungen sind transportverschlüsselt (TLS 1.2+).

6. Technische und organisatorische Massnahmen (TOMs)

Folgende TOMs werden zur Risikominderung eingesetzt:

• Pre-Filter als zentrale TOM: Der serverseitige Pre-Filter (siehe Abschnitt 2) ist die wichtigste Massnahme zur Datenminimierung. Er reduziert die Datenmenge, die die EU verlässt bzw. die KI erreicht, typischerweise um 40–70 %.
• Verschlüsselung: TLS 1.2+ für sämtliche Übertragungen (Frontend ↔ Backend ↔ AWS Bedrock / Anthropic). Argon2 für Passwort-Hashing. SHA-256 für Cache-Identifikation.
• Zugangskontrolle: JWT in HttpOnly-Cookies, RBAC (Admin / Firmenadmin / Benutzer), strikte Multi-Tenant-Isolierung, API-Key-Rotation via Key-Pool.
• Logging & Monitoring: Strukturiertes Winston-Logging, internes Fehler-Monitoring (anonymisiert), KI-Antworten teilweise (erste 2000 Zeichen) für Debugging geloggt – Logs werden periodisch rotiert und nach max. 12 Monaten gelöscht.
• Löschroutinen: Temporäre PDF-Uploads bei AWS werden nach Verarbeitung entfernt; AWS Bedrock speichert Inhalte nicht persistent. Benutzer können Konto und Daten jederzeit vollständig löschen (sofort, 30-Tage-Karenz oder Anonymisierung via SHA-256-Hash).

7. Risikobewertung

Identifizierte Datenschutzrisiken, Eintrittswahrscheinlichkeit nach Mitigation und ergriffene Massnahmen:

8. Restrisiken und ehrliche Risikokommunikation

ISOCALCX setzt umfangreiche technische und organisatorische Massnahmen ein. Wir kommunizieren jedoch offen, dass kein digitales System eine 100-prozentige Sicherheit garantieren kann. Folgende Restrisiken bleiben bestehen:

• KI-Halluzinationen: Claude Haiku 4.5 ist ein nicht-deterministisches LLM. Einzelne Positionen können falsch extrahiert oder erfunden werden. Die finale Prüfung liegt beim Benutzer – die Plattform unterstützt, ersetzt aber keine fachliche Endkontrolle.
• US-Behördenzugriff (Schrems II): Im Fallback-Pfad (Anthropic, USA) sind Behördenzugriffe nach FISA 702 / CLOUD Act juristisch nicht vollständig auszuschliessen, auch wenn SCC vereinbart sind.
• Modell-Updates beim Anbieter: AWS und Anthropic können ihre Modelle aktualisieren. ISOCALCX prüft Modell-Wechsel, kann aber Verhaltensänderungen nicht verhindern.
• Pre-Filter ist heuristisch: Der Pre-Filter ist regelbasiert. Im Einzelfall können relevante Seiten übersehen oder irrelevante Seiten weitergeleitet werden. Wir minimieren das Risiko, eliminieren es jedoch nicht.
• Endgeräte-Sicherheit: Sicherheitslücken auf dem Gerät des Benutzers (Malware, kompromittierter Browser) liegen ausserhalb des ISOCALCX-Einflussbereichs.

9. Ergebnis der Bewertung

Diese Einschätzung beruht auf folgenden Faktoren:

• Datenart: Verarbeitet werden überwiegend technische Baubeschreibungen. Personendaten sind nur am Rande enthalten.
• Datenminimierung: Pre-Filter reduziert die übermittelte Datenmenge typischerweise um 40–70 %.
• Keine automatisierten Entscheidungen: KI-Ergebnisse sind Vorschläge; finale Freigabe durch Benutzer.
• Vertragliche Absicherung: DPA mit allen Subprozessoren; Modell-Training kontraktuell ausgeschlossen.
• Datenhaltung Schweiz: Konto- und Projektdaten verlassen die Schweiz nicht.
• Betroffenenrechte: Vollständige Löschung, Anonymisierung und Datenexport jederzeit möglich.

10. Überprüfung und Aktualisierung

Dieses Privacy Impact Assessment wird mindestens einmal jährlich sowie bei wesentlichen Änderungen an der KI-Pipeline, den eingesetzten Modellen oder den Subprozessoren überprüft und bei Bedarf aktualisiert.

Änderungen werden auf dieser Seite veröffentlicht. Bei wesentlichen Änderungen der Risikobewertung werden registrierte Benutzer per E-Mail informiert.

11. Kontakt

Bei Fragen zu diesem Privacy Impact Assessment oder zur Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der KI-Analyse wenden Sie sich bitte an: