1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Datenbearbeitung auf dieser Plattform ist:
2. Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung der ISOCALCX Plattform (nachfolgend «Plattform»), einer Cloud-basierten SaaS-Lösung für die KI-gestützte Analyse und Kalkulation von Isolationsprojekten im HLKS-Bereich (Heizung, Lüftung, Kälte, Sanitär).
3. Rechtsgrundlage
Die Bearbeitung von Personendaten erfolgt auf Grundlage des schweizerischen Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG, revidiert per 1. September 2023). Soweit Daten von Personen aus dem EWR betroffen sind, beachten wir zudem die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Die Rechtsgrundlagen für die Datenbearbeitung sind:
- Vertragserfüllung: Bearbeitung zur Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 31 Abs. 2 lit. a DSG)
- Einwilligung: Für optionale Datenbearbeitungen wie Statistik-Cookies (Art. 31 Abs. 1 DSG)
- Überwiegendes Interesse: Zur Verbesserung und Sicherung der Plattform (Art. 31 Abs. 2 lit. a DSG)
4. Erhobene Daten
4.1 Kontakt- und Zugangsdaten
- Name, E-Mail-Adresse, Firmenname
- Login-Informationen (verschlüsselte Passwörter)
- Spracheinstellungen und Benutzerpräferenzen
4.2 Projektdaten
- Hochgeladene PDF-Dokumente (Leistungsverzeichnisse)
- Extrahierte LV-Positionen (Materialien, Mengen, Dimensionen)
- Preisdaten und Kalkulationen
- Generierte Offerten
- Kundenverzeichnis: Namen, Adressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Korrespondenzsprache Ihrer Kunden, je Kunde mehrere Ansprechpersonen (Anrede, Vor- und Nachname, Funktion, E-Mail, Telefon, Mobile, Notiz) sowie Rechnungen und Mahnungen
- Projektbeteiligte, wenn Sie sie erfassen: Bauherrschaft (Name, Adresse) und Bauleitung (Firma, Person, Telefon, E-Mail)
- Handunterschriften auf Abnahmeprotokollen und Regierapporten, wenn sie auf dem Bildschirm erfasst werden: Bild der Unterschrift mit Name, Funktion und Datum. Die Unterschrift wird mit dem jeweiligen Dokument aufbewahrt und gelöscht und ist keine qualifizierte elektronische Signatur
- Assistent «Jarvis» (nur wenn Ihre Firmenleitung ihn einschaltet): Ihre Aufträge und die Antworten, Gesprächsverlauf, vorbereitete und ausgeführte Schritte, Bewertungen, Fehlerliste und Firmenbegriffe
- Händler-Zugangsdaten (nur wenn Sie sie einrichten): Benutzername, Passwort und Kundennummer für den Preis-Webservice Ihres Händlers, verschlüsselt gespeichert
4.3 Technische Daten
- IP-Adresse, Browsertyp, Geräteinformationen
- Zugriffszeitpunkt und aufgerufene Seiten
- Fehlerberichte (Sentry, nur mit Einwilligung)
5. Zweck der Bearbeitung
Ihre Daten werden für folgende Zwecke bearbeitet:
- Bereitstellung und Betrieb der KI-gestützten Kalkulationsplattform
- KI-Analyse Ihrer Leistungsverzeichnisse zur Positionsextraktion
- Preiskalkulation und Offertenerstellung
- Abruf Ihrer persönlichen Einkaufspreise bei Ihren Händlern (IGH ikk), wenn Sie einen Händler-Zugang einrichten
- Versand von Rechnungen und Mahnungen an Ihre Kunden, wenn Sie ihn auslösen
- Einlesen von Adresslisten (Excel, CSV oder PDF) in Ihr Kundenverzeichnis, wenn Sie eine Datei hochladen
- Ausführen Ihrer getippten Aufträge durch den Assistenten «Jarvis», wenn Ihre Firmenleitung ihn eingeschaltet hat
- Erfassen von Handunterschriften auf Abnahmeprotokollen und Regierapporten
- Benutzerkonto-Verwaltung und Authentifizierung
- Technischer Support und Kommunikation
- Verbesserung und Weiterentwicklung der Plattform
- Abrechnung und Zahlungsabwicklung
6. KI-Verarbeitung
ISOCALCX setzt künstliche Intelligenz (KI) ein, um Leistungsverzeichnisse automatisch zu analysieren und Isolationspositionen zu extrahieren. Dabei gilt:
- Verarbeitungsort: Die KI-Auswertung hochgeladener Ausschreibungen/Devis (PDF-Analyse) und der Assistent «Jarvis» laufen bei Anthropic PBC in den USA (siehe Ziff. 8). Chat-/Support-Assistent, Foto-Auswertung (Ausmass), Preislisten-Einlesen und das Einlesen von Adresslisten laufen über AWS Bedrock in der EU (Frankfurt, Ausweichregion Irland). Dokumente werden verschlüsselt übertragen.
- Datenminimierung (Pre-Filter als TOM): Vor jeder KI-Verarbeitung durchläuft das hochgeladene Dokument einen regelbasierten Pre-Filter (deterministisch, KEINE KI). Dieser identifiziert nur Seiten mit HLKS-/Dämmungs-Positionen anhand von Keywords und Regex-Patterns. Bauherrenangaben, Konkurrenzpositionen, allgemeine Vertragsbedingungen und nicht-relevante Inhalte werden vom Filter ausgeschlossen und nicht an das KI-Modell übermittelt. Diese technisch-organisatorische Massnahme (TOM) setzt das Datenminimierungs-Prinzip nach Art. 6 Abs. 3 revDSG / Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO um. Für das Einlesen von Adresslisten gilt der Pre-Filter nicht (siehe Ziff. 8, AWS Bedrock).
- Keine Trainingsnutzung: Ihre Projektdaten werden nicht zum Training der KI-Modelle verwendet (bei Anthropic gemäss den kommerziellen Bedingungen von Anthropic).
- Speicherdauer: KI-Zwischenergebnisse werden nach Abschluss der Analyse gelöscht. Nur die finalen Positionen werden gespeichert.
- Recht auf menschliche Überprüfung (Art. 22 DSGVO): Sie haben das Recht, gemäss Art. 22 Abs. 3 DSGVO eine menschliche Überprüfung der KI-Ergebnisse zu verlangen. KI-Ergebnisse stellen lediglich eine Entscheidungsvorbereitung dar — die finale Verantwortung liegt beim Nutzer (Plausibilisierungspflicht gemäss AGB Ziff. 9.3).
8. Drittanbieter
Für den Betrieb der Plattform arbeiten wir mit folgenden Auftragsverarbeitern zusammen. Für diese Anbieter werden Auftragsverarbeitungsverträge (AVV/DPA gemäss Art. 28 DSGVO bzw. Art. 9 revDSG) geführt bzw. abgeschlossen:
AWS Bedrock — KI für Chat, Foto-Auswertung, Preislisten und Kundenimport (EU Frankfurt, Ausweichregion Irland)
Für den Chat-/Support-Assistenten, die Foto-Auswertung (Ausmass), das Einlesen von Preislisten und das Einlesen von Adresslisten in Ihr Kundenverzeichnis nutzen wir generative Sprachmodelle der Anthropic Claude-Familie via AWS Bedrock in der Region EU Frankfurt (eu-central-1). Die betreffenden Inhalte werden verschlüsselt an AWS-Server in der EU übermittelt. Fällt die Region Frankfurt aus, wird automatisch auf die zweite EU-Region Irland (eu-west-1) ausgewichen; die Verarbeitung dieser Funktionen bleibt damit in beiden Fällen innerhalb der EU, ein Transfer in die USA findet dabei nicht statt. Beim Einlesen von Adresslisten werden Excel- und CSV-Dateien sowie PDF mit erkennbarer Tabelle ohne KI gelesen; nur bei anderen PDF (höchstens 20 Seiten) gelangt deren Text, bei gescannten PDF die Datei selbst, an das Sprachmodell. ISOCALCX legt die Datei nicht ab; das Ergebnis einer PDF-Auslesung wird bis zu 30 Minuten im Arbeitsspeicher gehalten und gelangt erst nach Ihrer Bestätigung in Ihr Kundenverzeichnis. Die KI-Auswertung hochgeladener Ausschreibungen läuft nicht über AWS Bedrock, sondern direkt bei Anthropic (siehe nächster Abschnitt). DPA gemäss Art. 28 DSGVO unterzeichnet. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform gemäss der AWS-Datenschutzrichtlinie.
Anthropic (KI-Auswertung von Ausschreibungen und Assistent «Jarvis», USA)
Die KI-Auswertung hochgeladener Ausschreibungen/Devis (PDF-Analyse) erfolgt mit dem Sprachmodell Claude Sonnet 5.5 direkt über die API von Anthropic PBC. Dazu werden die zu analysierenden Ausschreibungsinhalte verschlüsselt an Anthropic in den USA übermittelt. Ebenfalls über die API von Anthropic läuft der Assistent «Jarvis» mit den Sprachmodellen Claude Haiku 5.5 bzw. Claude Sonnet 5.5, sofern Ihre Firmenleitung ihn eingeschaltet hat. Dabei werden Ihr getippter Auftrag, der Verlauf des laufenden Gesprächs, Angaben zur geöffneten Seite, die von Ihrer Firmenleitung bestätigten Firmenbegriffe und die Daten, die der Assistent für den Auftrag aus Ihrem Konto liest (z. B. Projekte, Positionen, Kunden und Ansprechpersonen mit Kontaktangaben, Offerten, Rechnungen und Mahnungen), verschlüsselt an Anthropic in den USA übermittelt. Hochgeladene Dokumente übergibt der Assistent nicht. Änderungen führt er erst nach Ihrer Bestätigung aus, Schritte mit Geldwirkung oder E-Mail-Versand nur nach ausdrücklicher Bestätigung. Ersatzweise kann ISOCALCX den Assistenten über AWS Bedrock in der EU betreiben. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln (SCC) bzw. eines anerkannten Angemessenheitsrahmens (Art. 46 DSGVO bzw. Art. 16 revDSG). Gemäss den kommerziellen Bedingungen von Anthropic werden diese Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet. Für die übrigen KI-Funktionen ist eine direkte Anbindung an Anthropic nur als standardmässig deaktivierter technischer Notfall-Fallback bei Total-Ausfall sämtlicher EU-Bedrock-Regionen konfiguriert. Weitere Informationen unter anthropic.com/legal/privacy.
AWS Sprachdienste — Spracheingabe (Amazon Transcribe, Frankfurt) und natürliche Stimme (Amazon Polly, Zürich)
Diktieren und Sprechen mit Jarvis nutzen Amazon Web Services EMEA SARL. Spracheingabe: Ihre Aufnahme wird verschlüsselt an Amazon Transcribe in Frankfurt (eu-central-1) übermittelt und in Text umgewandelt; der Ton wird nicht gespeichert, der erkannte Text geht nur an Ihren Browser zurück. Natürliche Stimme: Nur wenn Ihre Firmenleitung sie eingeschaltet hat, wird der vorzulesende Antworttext satzweise verschlüsselt an Amazon Polly in Zürich (eu-central-2, Schweiz) übermittelt und in Sprache umgewandelt. ISOCALCX protokolliert diesen Text nicht; die Töne werden höchstens bis zum nächsten Neustart im Arbeitsspeicher des Servers zwischengespeichert. Ohne diese Einstellung spricht Jarvis mit der Stimme Ihres Geräts, dabei wird nichts übertragen. Gespeichert werden nur Zähl- und Kostenwerte, nie Ton oder Text.
Infomaniak (Server- und Datenbank-Hosting, Schweiz)
Die Plattform und die zugehörige Datenbank werden bei Infomaniak Network SA in der Schweiz gehostet. Sämtliche Konto- und Projektdaten werden ausschliesslich auf Servern in der Schweiz gespeichert. DPA gemäss Art. 28 DSGVO bzw. Art. 9 revDSG unterzeichnet. Weitere Informationen unter infomaniak.com/de/datenschutzerklaerung.
Stripe (Zahlungsabwicklung)
Stripe Payments Europe Ltd. (Irland, EU) wird zur Zahlungsabwicklung eingesetzt. Stripe verarbeitet Kreditkartendaten direkt — diese werden nicht auf unseren Servern gespeichert. Da Stripe USA-Mutterunternehmen ist (Stripe Inc.), erfolgt der Datentransfer in die USA über das EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) gemäss Art. 46 DSGVO sowie Standardvertragsklauseln (SCC). DPA gemäss Art. 28 DSGVO unterzeichnet. Weitere Informationen unter stripe.com/privacy.
Brevo (E-Mail-Versand)
Für den Versand von System-E-Mails (Registrierung, Passwortzurücksetzung, Benachrichtigungen) sowie der Rechnungen und Mahnungen, die Sie an Ihre Kunden senden, nutzen wir Brevo (ehemals SendInBlue). Dabei werden Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Name übermittelt, beim Rechnungsversand zusätzlich die Adresse des Empfängers und allfälliger Empfänger in Kopie sowie Text und Beilage der Mail. DPA gemäss Art. 28 DSGVO unterzeichnet. Weitere Informationen unter brevo.com/legal/privacypolicy.
Händler (Einkaufspreise nach IGH ikk, nur auf Ihre Veranlassung)
Wenn Sie im Bereich Preise einen Händler-Zugang einrichten, ruft ISOCALCX in Ihrem Auftrag Ihre persönlichen Einkaufskonditionen beim gewählten Händler ab: bei ISO-CENTER AG über deren IGH-Webservice, bei anderen Händlern wie Debrunner Acifer durch Einlesen der ikk-Datei, die Sie selbst beim Händler beziehen und hochladen. Für den Webservice-Abruf werden die von Ihnen hinterlegten Zugangsdaten verschlüsselt (HTTPS) an den Webservice des Händlers übermittelt. Der Händler ist nicht unser Auftragsverarbeiter, sondern Ihr eigener Vertragspartner; für seine Datenbearbeitung gilt seine Datenschutzerklärung. Zusätzlich lädt ISOCALCX den öffentlichen Artikelkatalog des Händlers von igh.ch herunter; dabei werden keine Personendaten übermittelt.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV/DPA)
Bei B2B-Nutzung gilt der separat abgeschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag (siehe /avv). Der AVV regelt die rechtlichen Pflichten zwischen Ihnen als Verantwortlichem und ISOCALCX als Auftragsverarbeiter im Detail.
9. Speicherdauer
Personendaten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung des Vertragszwecks oder die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist:
- Kontodaten: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses plus gesetzliche Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre)
- Projektdaten: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses; nach Kontolöschung innerhalb von 30 Tagen
- Hochgeladene PDF-Dokumente: Hochgeladene PDF-Rohdateien werden automatisch spätestens 3 Monate (90 Tage) nach Abschluss der KI-Analyse vom Filesystem gelöscht (Datenminimierung gemäss Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO / Art. 6 Abs. 4 revDSG). Die strukturierten Analyseergebnisse (Positionen) bleiben in der Datenbank bis zur manuellen Löschung durch den Kunden, spätestens 30 Tage nach Vertragsende.
- Bedrock-KI-Inferenz: 0 Sekunden (kein Logging aktiviert, keine Speicherung bei AWS)
- Anthropic API (KI-Auswertung von Ausschreibungen, Assistent «Jarvis»): Aufbewahrung der übermittelten Inhalte bei Anthropic gemäss den kommerziellen Bedingungen und der Datenschutzerklärung von Anthropic; keine Nutzung zum Training
- Sicherungskopien: Die Datenbank wird täglich gesichert. Sicherungskopien werden nicht einzeln bereinigt, sondern laufen aus: Jede Sicherung wird spätestens 30 Tage nach ihrer Erstellung automatisch gelöscht und überschrieben. Innerhalb dieser Frist werden Sicherungen ausschliesslich zur Wiederherstellung im Störungsfall verwendet und zu keinem anderen Zweck. Muss eine Sicherung eingespielt werden, wird eine zuvor erfolgte Löschung unmittelbar nach der Wiederherstellung erneut vollzogen.
- Rechnungsdaten: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)
- Protokolldaten: Sicherheitsprotokolle zu Anmeldevorgängen einschliesslich IP-Adresse: 30 Tage. Server- und Fehlerprotokolle: längstens 30 Tage.
- Händler-Zugangsdaten: Bis Sie den Zugang entfernen. Beim Abbestellen des Moduls werden sie sofort gelöscht, nach Ende des Abonnements spätestens im nächsten täglichen Bereinigungslauf. Protokolle der Preisabrufe: 12 Monate.
- Assistent «Jarvis»: Aufträge, Antworten und Inhalte vorbereiteter Schritte: 90 Tage, danach geleert. Einträge der Fehlerliste: 180 Tage. Bewertungen: 1 Jahr. In der Fehlerliste und bei Firmenbegriffen werden E-Mail-Adressen, Telefonnummern und IBAN vor dem Speichern unkenntlich gemacht.
10. Ihre Rechte
Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer Personendaten:
- Auskunftsrecht: Sie können jederzeit Auskunft über Ihre gespeicherten Daten verlangen.
- Berichtigungsrecht: Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
- Löschungsrecht: Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Löschung Ihres Kontos können Sie jederzeit in den Einstellungen unter «Konto löschen» veranlassen. Sie haben die Wahl zwischen einer sofortigen Löschung, einer 30-tägigen Karenzfrist oder einer Anonymisierung Ihrer Daten. Bei Anonymisierung wird Ihre E-Mail-Adresse irreversibel mittels SHA-256-Hash ersetzt (Format: hash@anonymized.local); ein Rückschluss auf Ihre Person ist danach technisch ausgeschlossen.
- Datenportabilität: Sie können die Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format verlangen. Sie können Ihre Daten jederzeit über Ihr Benutzerkonto unter Einstellungen > Datenschutz als JSON-Datei exportieren.
- Widerspruchsrecht: Sie können der Bearbeitung Ihrer Daten widersprechen.
- Widerruf der Einwilligung: Sie können erteilte Einwilligungen jederzeit widerrufen.
- Recht auf menschliche Überprüfung: Recht auf menschliche Überprüfung automatisierter Entscheidungen (Art. 22 Abs. 3 DSGVO).
Wir bearbeiten Ihre Anfrage innert 30 Tagen ab Eingang. In Ausnahmefällen kann sich die Frist auf bis zu 60 Tage verlängern; in diesem Fall informieren wir Sie schriftlich.
Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter: Kontakt aufnehmen
11. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz Ihrer Daten, insbesondere:
- Verschlüsselung der Datenübertragung (TLS/SSL)
- Verschlüsselte Speicherung sensibler Daten (Passwörter via Argon2)
- Zugriffskontrolle und Authentifizierung (JWT)
- Regelmässige Sicherheitsupdates und Monitoring
- Zugangsbeschränkung nach dem Prinzip der minimalen Rechte
- Datenminimierung durch regelbasierten Pre-Filter (siehe Abschnitt 6) — KI-Verarbeitung ausschliesslich relevanter Seiten
- Verschlüsselte Speicherung von Händler-Zugangsdaten (AES-256-GCM); das Passwort wird nie angezeigt und in Protokollen geschwärzt
12. Aufsichtsbehörde
Die zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB):
Sie haben das Recht, bei der Aufsichtsbehörde eine Beschwerde einzureichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Bearbeitung Ihrer Daten gegen Datenschutzvorschriften verstösst.
13. Meldung von Datenschutzverletzungen
Im Falle einer Datenschutzverletzung, die voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen führt, informieren wir die betroffenen Nutzer unverzüglich per E-Mail sowie den EDÖB gemäss Art. 24 DSG.
14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu aktualisieren, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen der Plattform anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir registrierte Nutzer per E-Mail.