1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données sur cette plateforme est :
2. Champ d’application
La présente déclaration de protection des données s’applique à l’utilisation de la plateforme ISOCALCX (ci-après « plateforme »), une solution SaaS basée sur le cloud pour l’analyse et le calcul assistés par IA de projets d’isolation dans le domaine CVC (chauffage, ventilation, climatisation, sanitaire).
3. Base juridique
Le traitement des données personnelles est effectué sur la base de la loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD, révisée au 1er septembre 2023). Dans la mesure où des données de personnes de l’EEE sont concernées, nous respectons également les exigences du règlement général sur la protection des données de l’UE (RGPD).
Les bases juridiques du traitement des données sont :
- Exécution du contrat : Traitement pour l’exécution du contrat d’utilisation (art. 31 al. 2 let. a LPD)
- Consentement : Pour les traitements de données facultatifs tels que les cookies statistiques (art. 31 al. 1 LPD)
- Intérêt prépondérant : Pour l’amélioration et la sécurisation de la plateforme (art. 31 al. 2 let. a LPD)
4. Données collectées
4.1 Données de contact et d’accès
- Nom, adresse e-mail, nom de l’entreprise
- Informations de connexion (mots de passe chiffrés)
- Paramètres de langue et préférences utilisateur
4.2 Données de projet
- Documents PDF téléchargés (cahiers des charges)
- Positions extraites du cahier des charges (matériaux, quantités, dimensions)
- Données de prix et calculs
- Offres générées
- Fichier clients : noms, adresses, adresses e-mail, numéros de téléphone et langue de correspondance de vos clients, plusieurs personnes de contact par client (civilité, prénom et nom, fonction, e-mail, téléphone, mobile, note), ainsi que factures et rappels
- Intervenants du projet, si vous les saisissez : maître d’ouvrage (nom, adresse) et direction des travaux (entreprise, personne, téléphone, e-mail)
- Signatures manuscrites sur les procès-verbaux de réception et les rapports de régie, lorsqu’elles sont saisies à l’écran : image de la signature avec nom, fonction et date. La signature est conservée et supprimée avec le document concerné et ne constitue pas une signature électronique qualifiée
- Assistant « Jarvis » (uniquement si la direction de votre entreprise l’active) : vos instructions et les réponses, historique des conversations, étapes préparées et exécutées, évaluations, liste des erreurs et termes d’entreprise
- Données d’accès aux négociants (uniquement si vous les mettez en place) : nom d’utilisateur, mot de passe et numéro de client pour le service web de prix de votre négociant, conservés chiffrés
4.3 Données techniques
- Adresse IP, type de navigateur, informations sur l’appareil
- Heure d’accès et pages visitées
- Rapports d'erreurs (Sentry, uniquement avec consentement)
5. Finalité du traitement
Vos données sont traitées aux fins suivantes :
- Mise à disposition et exploitation de la plateforme de calcul assistée par IA
- Analyse IA de vos cahiers des charges pour l’extraction de positions
- Calcul de prix et génération d’offres
- Consultation de vos prix d’achat personnels auprès de vos négociants (IGH ikk), lorsque vous mettez en place un accès négociant
- Envoi de factures et de rappels à vos clients, lorsque vous le déclenchez
- Lecture de listes d’adresses (Excel, CSV ou PDF) dans votre fichier clients, lorsque vous téléversez un fichier
- Exécution de vos instructions saisies au clavier par l’assistant « Jarvis », lorsque la direction de votre entreprise l’a activé
- Saisie de signatures manuscrites sur les procès-verbaux de réception et les rapports de régie
- Gestion des comptes utilisateurs et authentification
- Support technique et communication
- Amélioration et développement de la plateforme
- Facturation et traitement des paiements
6. Traitement par IA
ISOCALCX utilise l’intelligence artificielle (IA) pour analyser automatiquement les cahiers des charges et extraire les positions d’isolation. Les règles suivantes s’appliquent :
- Lieu de traitement : L’évaluation par IA des appels d’offres/devis téléversés (analyse PDF) et l’assistant « Jarvis » sont effectués par Anthropic PBC aux États-Unis (voir ch. 8). L’assistant chat/support, l’évaluation de photos (métré), l’import de listes de prix et la lecture de listes d’adresses passent par AWS Bedrock dans l’UE (Francfort, région de secours Irlande). Les documents sont transmis de manière chiffrée.
- Minimisation des données (pré-filtre comme MTO) : Avant tout traitement par IA, le document téléchargé passe par un pré-filtre basé sur des règles (déterministe, AUCUNE IA). Celui-ci identifie uniquement les pages contenant des positions CVC/isolation au moyen de mots-clés et d’expressions régulières. Les informations du maître d’ouvrage, les positions concurrentes, les conditions contractuelles générales et les contenus non pertinents sont exclus par le filtre et ne sont pas transmis au modèle d’IA. Cette mesure technique et organisationnelle (MTO) met en œuvre le principe de minimisation des données conformément à l’art. 6 al. 3 nLPD / art. 5 al. 1 let. c RGPD. Le pré-filtre ne s’applique pas à la lecture de listes d’adresses (voir ch. 8, AWS Bedrock).
- Pas d’utilisation pour l’entraînement : Vos données de projet ne sont pas utilisées pour l’entraînement des modèles d’IA (chez Anthropic, conformément aux conditions commerciales d’Anthropic).
- Durée de conservation : Les résultats intermédiaires de l’IA sont supprimés après l’achèvement de l’analyse. Seules les positions finales sont conservées.
- Droit à un examen humain (art. 22 RGPD) : Vous avez le droit, conformément à l’art. 22 al. 3 RGPD, de demander un examen humain des résultats de l’IA. Les résultats de l’IA ne constituent qu’une aide à la décision — la responsabilité finale incombe à l’utilisateur (obligation de plausibilisation conformément aux CGV ch. 9.3).
8. Fournisseurs tiers
Pour l’exploitation de la plateforme, nous collaborons avec les sous-traitants suivants. Des contrats de sous-traitance (DPA conformes à l’art. 28 RGPD / art. 9 nLPD) sont en place ou en cours de conclusion avec ces prestataires :
AWS Bedrock — IA pour le chat, l’évaluation de photos, les listes de prix et l’import de clients (UE Francfort, région de secours Irlande)
Pour l’assistant chat/support, l’évaluation de photos (métré), l’import de listes de prix et la lecture de listes d’adresses dans votre fichier clients, nous utilisons des modèles linguistiques génératifs de la famille Anthropic Claude via AWS Bedrock dans la région UE Francfort (eu-central-1). Les contenus concernés sont transmis de manière chiffrée aux serveurs AWS situés dans l’UE. En cas de défaillance de la région de Francfort, le basculement s’opère automatiquement vers la seconde région UE, l’Irlande (eu-west-1) ; le traitement de ces fonctions demeure ainsi dans les deux cas au sein de l’UE, sans transfert vers les États-Unis. Lors de la lecture de listes d’adresses, les fichiers Excel et CSV ainsi que les PDF comportant un tableau reconnaissable sont lus sans IA ; seul le texte des autres PDF (20 pages au maximum), pour les PDF scannés le fichier lui-même, est transmis au modèle de langage. ISOCALCX n’enregistre pas le fichier ; le résultat de la lecture d’un PDF est conservé en mémoire vive jusqu’à 30 minutes et n’entre dans votre fichier clients qu’après votre confirmation. L’évaluation par IA des appels d’offres téléversés ne passe pas par AWS Bedrock, mais directement par Anthropic (voir section suivante). DPA conforme à l’art. 28 RGPD signé. Le traitement est effectué de manière conforme au RGPD conformément à la politique de confidentialité d’AWS.
Anthropic (évaluation IA des appels d’offres et assistant « Jarvis », États-Unis)
L’évaluation par IA des appels d’offres/devis téléversés (analyse PDF) est réalisée avec le modèle de langage Claude Sonnet 5.5 directement via l’API d’Anthropic PBC. À cette fin, les contenus d’appels d’offres à analyser sont transmis de manière chiffrée à Anthropic aux États-Unis. L’assistant « Jarvis » fonctionne également via l’API d’Anthropic, avec les modèles de langage Claude Haiku 5.5 ou Claude Sonnet 5.5, si la direction de votre entreprise l’a activé. Dans ce cas, votre instruction saisie au clavier, l’historique de la conversation en cours, des informations sur la page ouverte, les termes d’entreprise confirmés par votre direction et les données que l’assistant lit dans votre compte pour l’instruction (p. ex. projets, positions, clients et personnes de contact avec leurs coordonnées, offres, factures et rappels) sont transmis de manière chiffrée à Anthropic aux États-Unis. L’assistant ne transmet pas les documents téléversés. Il n’exécute les modifications qu’après votre confirmation, et les étapes ayant un effet financier ou un envoi d’e-mail uniquement après confirmation expresse. À titre de repli, ISOCALCX peut exploiter l’assistant via AWS Bedrock dans l’UE. Le transfert repose sur les clauses contractuelles types (CCT) ou sur un cadre d’adéquation reconnu (art. 46 RGPD / art. 16 nLPD). Conformément aux conditions commerciales d’Anthropic, ces contenus ne sont pas utilisés pour entraîner les modèles. Pour les autres fonctions IA, une connexion directe à Anthropic n’est configurée que comme secours technique d’urgence, désactivé par défaut, en cas de panne totale de toutes les régions Bedrock UE. Plus d’informations sur anthropic.com/legal/privacy.
Services vocaux AWS — saisie vocale (Amazon Transcribe, Francfort) et voix naturelle (Amazon Polly, Zurich)
La dictée et la parole avec Jarvis utilisent Amazon Web Services EMEA SARL. Saisie vocale : votre enregistrement est transmis de manière chiffrée à Amazon Transcribe à Francfort (eu-central-1) et converti en texte ; le son n’est pas conservé, le texte reconnu retourne uniquement à votre navigateur. Voix naturelle : uniquement si la direction de votre entreprise l’a activée, le texte de la réponse à lire à voix haute est transmis phrase par phrase, de manière chiffrée, à Amazon Polly à Zurich (eu-central-2, Suisse) et converti en parole. ISOCALCX ne journalise pas ce texte ; les sons sont conservés au plus jusqu’au prochain redémarrage dans la mémoire vive du serveur. Sans ce réglage, Jarvis parle avec la voix de votre appareil et rien n’est transmis. Seules des valeurs de comptage et de coûts sont enregistrées, jamais le son ni le texte.
Infomaniak (hébergement serveur et base de données, Suisse)
La plateforme et sa base de données sont hébergées par Infomaniak Network SA en Suisse. Toutes les données de compte et de projet sont stockées exclusivement sur des serveurs en Suisse. DPA conforme à l’art. 28 RGPD / art. 9 nLPD signé. Plus d’informations sur infomaniak.com/fr/politique-confidentialite.
Stripe (traitement des paiements)
Stripe Payments Europe Ltd. (Irlande, UE) est utilisé pour le traitement des paiements. Stripe traite directement les données de carte de crédit — celles-ci ne sont pas stockées sur nos serveurs. Comme Stripe a une société mère aux États-Unis (Stripe Inc.), le transfert de données vers les États-Unis s’effectue via le cadre UE-États-Unis pour la protection des données (DPF) conformément à l’art. 46 RGPD ainsi que les clauses contractuelles types (CCT). CST/DPA conforme à l’art. 28 RGPD signé. Plus d’informations sur stripe.com/privacy.
Brevo (envoi d’e-mails)
Pour l’envoi d’e-mails système (inscription, réinitialisation de mot de passe, notifications) ainsi que des factures et rappels que vous adressez à vos clients, nous utilisons Brevo (anciennement SendInBlue). Votre adresse e-mail et votre nom sont transmis, et lors de l’envoi de factures en outre l’adresse du destinataire et des éventuels destinataires en copie ainsi que le texte et la pièce jointe du message. DPA conforme à l’art. 28 RGPD signé. Plus d’informations sur brevo.com/legal/privacypolicy.
Négociants (prix d’achat selon IGH ikk, uniquement à votre initiative)
Si vous mettez en place un accès négociant dans la section Prix, ISOCALCX consulte pour votre compte vos conditions d’achat personnelles auprès du négociant choisi : pour ISO-CENTER AG via son service web IGH, pour d’autres négociants comme Debrunner Acifer par lecture du fichier ikk que vous obtenez vous-même auprès du négociant et téléversez. Pour la consultation par service web, les données d’accès que vous avez enregistrées sont transmises de manière chiffrée (HTTPS) au service web du négociant. Le négociant n’est pas notre sous-traitant, mais votre propre cocontractant ; sa déclaration de protection des données s’applique à son traitement des données. En outre, ISOCALCX télécharge sur igh.ch le catalogue d’articles public du négociant ; aucune donnée personnelle n’est alors transmise.
Contrat de sous-traitance (DPA)
Pour une utilisation B2B, le contrat de sous-traitance conclu séparément s’applique (voir /avv). Le DPA régit en détail les obligations légales entre vous en tant que responsable du traitement et ISOCALCX en tant que sous-traitant.
9. Durée de conservation
Les données personnelles ne sont conservées que le temps nécessaire à l’exécution du contrat ou au respect des obligations légales de conservation :
- Données de compte : Pendant la durée de la relation contractuelle plus les délais de conservation légaux (jusqu’à 10 ans)
- Données de projet : Pendant la durée de la relation contractuelle ; dans les 30 jours suivant la suppression du compte
- Documents PDF téléchargés : Les fichiers PDF bruts téléchargés sont automatiquement supprimés du système de fichiers au plus tard 3 mois (90 jours) après la fin de l’analyse IA (minimisation des données selon l’art. 5 par. 1 let. c RGPD / art. 6 al. 4 nLPD). Les résultats d’analyse structurés (positions) restent dans la base de données jusqu’à la suppression manuelle par le client, au plus tard 30 jours après la fin du contrat.
- Inférence IA Bedrock : 0 seconde (aucune journalisation activée, aucun stockage chez AWS)
- API Anthropic (évaluation IA des appels d’offres, assistant « Jarvis ») : Conservation des contenus transmis chez Anthropic conformément aux conditions commerciales et à la politique de confidentialité d’Anthropic ; aucune utilisation pour l’entraînement
- Copies de sauvegarde : La base de données est sauvegardée quotidiennement. Les copies de sauvegarde ne sont pas épurées individuellement, elles expirent : chaque sauvegarde est automatiquement supprimée et écrasée au plus tard 30 jours après sa création. Pendant ce délai, les sauvegardes servent exclusivement à la restauration en cas d’incident et à aucune autre fin. Si une sauvegarde doit être restaurée, une suppression effectuée auparavant est exécutée à nouveau immédiatement après la restauration.
- Données de facturation : 10 ans (obligation légale de conservation)
- Données de journal : Journaux de sécurité relatifs aux connexions, y compris l’adresse IP : 30 jours. Journaux du serveur et journaux d’erreurs : 30 jours au maximum.
- Données d’accès aux négociants : Jusqu’à ce que vous retiriez l’accès. En cas de résiliation du module, elles sont supprimées immédiatement ; après la fin de l’abonnement, au plus tard lors du prochain passage quotidien de nettoyage. Journaux des consultations de prix : 12 mois.
- Assistant « Jarvis » : Instructions, réponses et contenu des étapes préparées : 90 jours, puis effacés. Entrées de la liste des erreurs : 180 jours. Évaluations : 1 an. Dans la liste des erreurs et les termes d’entreprise, les adresses e-mail, numéros de téléphone et IBAN sont rendus méconnaissables avant l’enregistrement.
10. Vos droits
Vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :
- Droit d’accès : Vous pouvez demander à tout moment des informations sur vos données stockées.
- Droit de rectification : Vous pouvez demander la correction de données inexactes.
- Droit de suppression : Vous pouvez demander la suppression de vos données, sous réserve qu’aucune obligation légale de conservation ne s’y oppose. Vous pouvez supprimer votre compte à tout moment dans les paramètres sous « Supprimer le compte ». Vous avez le choix entre une suppression immédiate, un délai de grâce de 30 jours ou une anonymisation de vos données. En cas d’anonymisation, votre adresse e-mail est remplacée de manière irréversible par un hachage SHA-256 (format : hash@anonymized.local) ; toute identification ultérieure est techniquement exclue.
- Portabilité des données : Vous pouvez demander la remise de vos données dans un format courant et lisible par machine. Vous pouvez exporter vos données à tout moment via votre compte utilisateur sous Paramètres > Confidentialité en tant que fichier JSON.
- Droit d’opposition : Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données.
- Révocation du consentement : Vous pouvez révoquer à tout moment les consentements accordés.
- Droit à un examen humain : Droit à un examen humain des décisions automatisées (art. 22 al. 3 RGPD).
Nous traitons votre demande dans un délai de 30 jours à compter de sa réception. Dans des cas exceptionnels, le délai peut être prolongé jusqu’à 60 jours ; dans ce cas, nous vous en informerons par écrit.
Pour exercer vos droits, veuillez nous contacter à : Kontakt aufnehmen
11. Sécurité des données
Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données, notamment :
- Chiffrement de la transmission des données (TLS/SSL)
- Stockage chiffré des données sensibles (mots de passe via Argon2)
- Contrôle d’accès et authentification (JWT)
- Mises à jour de sécurité régulières et surveillance
- Restriction d’accès selon le principe du moindre privilège
- Minimisation des données via un pré-filtre basé sur des règles (voir section 6) — traitement par IA exclusivement des pages pertinentes
- Conservation chiffrée des données d’accès aux négociants (AES-256-GCM) ; le mot de passe n’est jamais affiché et est masqué dans les journaux
12. Autorité de surveillance
L’autorité de surveillance compétente en matière de protection des données est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) :
Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance si vous estimez que le traitement de vos données viole les règlements en matière de protection des données.
13. Notification des violations de données
En cas de violation de la protection des données susceptible d’entraîner un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, nous informons les utilisateurs concernés sans délai par e-mail ainsi que le PFPDT conformément à l’art. 24 LPD.
14. Modifications de la présente déclaration de protection des données
Nous nous réservons le droit de mettre à jour la présente déclaration de protection des données à tout moment afin de l’adapter aux évolutions juridiques ou aux modifications de la plateforme. La version actuelle est toujours disponible sur cette page. En cas de modifications substantielles, nous informons les utilisateurs enregistrés par e-mail.